W jaki sposób obsłużyć płatne konferencje, kongresy lub inne wydarzenia

Obsługa płatności na eventach to jeden z tematów bardzo często poruszanych przez organizatorów oraz event managerów. W zależności od branży oraz od rodzaju konferencji, często spotykamy się z różnymi pytaniami począwszy od możliwości skorzystania ze zwykłych przelewów bankowych aż po automatyczną obsługę kilku walut. Postaramy się opisać jakie są trzy główne warianty obsługi płatności.

Wariant 1: Integracja z internetowym systemem płatności

Integracja z pośrednikiem płatności jest najnowocześniejszą i zarazem najwygodniejszą dla uczestników metodą obsłużenia płatności na wydarzeniu. Sklepy internetowe i serwisy aukcyjne zdążyły już przyzwyczaić nas do możliwości natychmiastowego opłacenia złożonego zamówienia, a trend związany z automatyzacją płatności jest coraz bardziej widoczny na rynku konferencyjnym.

Jakie są korzyści płynące z integracji płatności?

Integracja płatności na wydarzeniu to wygoda zarówno dla uczestnika jak i organizatora. Przede wszystkim uczestnik w prosty sposób może dokonać wpłaty. Nie trzeba wypełniać danych do przelewu ani numeru konta – wszystko dzieje się automatycznie i nie ma miejsca na pomyłkę. Organizator z kolei nie musi ręcznie sprawdzać salda na koncie bankowym i korelować wpłat z listą uczestników, co przy dużych wydarzeniach może zaoszczędzić mnóstwo czasu. Co więcej, organizator może również skorzystać z gotowego modułu do wystawiania faktur w eventshaper, który zaoszczędzi jeszcze więcej pracy!

Jak to wszystko wygląda od strony uczestnika w eventshaper?

  1. Uczestnik wchodzi na stronę wydarzenia
  2. Wypełnia formularz rejestracji i klika ‘Zarejestruj’. W tym momencie system eventshaper zadba o to, by uczestnik automatycznie trafił na listę zarejestrowanych gości - oznaczony jako nieopłacony. Dzięki temu organizator natychmiast wie, że ktoś się zarejestrował, ale jeszcze nie zapłacił. Zarejestrowany uczestnik automatycznie otrzymuje też wiadomość email z potwierdzeniem rejestracji oraz ze spersonalizowanym linkiem do płatności. Gdyby z jakiegoś powodu proces rejestracji został przerwany (brak Internetu, itp.), to dzięki temu linkowi uczestnik może ponowić płatność w dowolnym momencie.
  3. Uczestnik jest przekierowany na stronę pośrednika na której wybiera sposób płatności (karta, szybki przelew, BLIK, itp.)
  4. W ostatnim kroku jest przekierowany na stronę swojego banku i dokonuje zapłaty
  5. Po wykonanej transakcji trafia z powrotem na stronę wydarzenia, gdzie wyświetla się komunikat o prawidłowej płatności
Dodatkowo:
  • po zakończonej sukcesem płatności uczestnik otrzymuje wiadomość email od pośrednika płatności, która jest dokumentem potwierdzającym wpłatę
  • uczestnik zostanie też oznaczony jako opłacony w systemie eventshaper
  • w tym momencie istnieje możliwość wysłania maila z załączoną fakturą VAT uczestnikowi (faktura generuje się automatycznie)

Co musi zrobić organizator?

Skupmy się jednak na tym jak to wszystko osiągnąć z perspektywy organizatora. Jeżeli chcemy aby na naszej stronie wydarzenia uczestnicy dokonywali wpłat, to należy wybrać odpowiedniego pośrednika. W tym momencie należy zebrać kilka informacji o planowanym wydarzeniu, aby móc wybrać najlepszego dostawcę:

  • Cena/ceny uczestnictwa w wydarzeniu
  • Planowana liczba uczestników
  • Waluta lub waluty w których planujemy pobierać opłatę
  • Goście z USA – obsługa kart American Express (AMEX)

Wszystkie systemy pośrednictwa płatności pobierają prowizję od każdej wpłaty, więc obliczenie średniej ceny i przewidywanej liczby uczestników pomoże nam oszacować sumę wpłat a więc i wysokość prowizji. Prowizje są zależne od wybranej metody płatności – szybki przelew, karta płatnicza, BLIK, itp. i zazwyczaj oscylują wokół 1-3% od kwoty, którą wpłaca uczestnik. Prowizja pośrednika może też być zależna od waluty, w której wykonywana jest płatność. Warto też porównać koszty przewalutowania jeżeli chcemy aby uczestnicy z zagranicy płacili w swojej walucie na nasze konto złotówkowe. Jeśli organizujemy wydarzenie i planujemy zaprosić gości ze Stanów Zjednoczonych to warto upewnić się, że wybrany przez nas pośrednik płatności obsługuje popularne w USA karty kredytowe American Express.

Przygotowanie i podpisanie umowy z pośrednikiem płatności jest procesem który trwa zazwyczaj około trzech tygodni. Warto więc się za to zabrać odpowiednio wcześnie, aby uniknąć stresu i… zdążyć przed otwarciem rejestracji - zwłaszcza, że sama umowa to nie wszystko!

Mam umowę. Co teraz? Teraz zespół eventshaper wdroży dla Ciebie płatności zgodnie z Twoimi oczekiwaniami odnośnie kwot, walut oraz odpowiedniego zachowania strony wydarzenia. Jedyne co musisz zrobić to przekazać swoje ID oraz PIN konta, z którym się zintegrujemy. Standardowe wdrożenia trwają około tygodnia.

Wariant 2 – płatności tradycyjnym przelewem bankowym

Drugim wariantem obsługi płatności na konferencji są tradycyjne przelewy bankowe. Jeśli wydarzenie które organizujesz jest małej lub średniej wielkości - do 300 osób - to można się pokusić o właśnie taką formę zbierania wpłat. Przelewy bankowe są mniej wygodną formą płatności zarówno dla uczestnika jak i dla organizatora, niemniej od wpłat nie jest pobierana żadna prowizja. Jeśli liczba uczestników jest niezbyt duża i codzienne sprawdzanie salda na koncie bankowym nie stanowi problemu, to tradycyjne przelewy jak najbardziej zdadzą egzamin.

Jak to będzie wyglądało?
  1. Uczestnik wchodzi na stronę wydarzenia
  2. Poprawnie wypełnia formularz i klika ‘Zarejestruj’. W tym momencie:
    • uczestnik automatycznie trafia na listę uczestników w eventshaper - jako nieopłacony
    • uczestnik otrzymuje wiadomość email z danymi do przelewu bankowego
    • do maila można dołączyć automatycznie wygenerowaną fakturę pro-forma
  3. Na stronie z formularzem wyświetli się komunikat, że rejestracja przebiegła prawidłowo
  4. Organizator może zalogować się do banku i sprawdzić czy dany uczestnik opłacił uczestnictwo i następnie ręcznie oznaczyć uczestnika jako ‘opłacony’
Dodatkowo:
  • podczas oznaczania płatności uczestnika można wybrać opcję wysyłki automatycznie wygenerowanej faktury VAT

Wariant 3 – Mix płatności zintegrowanych oraz tradycyjnych

Organizatorzy często pytają nas o możliwość wdrożenia dwóch rodzajów płatności zarówno zintegrowanych jak i tradycyjnych. Dobre wieści są takie, że oczywiście w eventshaper wszystko da się zrobić! Jak to wygląda?

  1. W formularzu rejestracyjnym dodamy kolejne pole w którym uczestnik będzie wybierał w jaki sposób chce zapłacić - do wyboru będzie miał dwie opcje:
    • tradycyjny przelew bankowy
    • płatność internetową
  2. W zależności od opcji, którą wybierze, dalszy scenariusz będzie zgodny z Wariantem 1 lub Wariantem 2.
  3. Organizator będzie mógł w prosty sposób filtrować uczestników według typu płatności.

Niezależnie od wariantu, który wybierzesz, zespół eventshaper pomoże osiągnąć Ci zamierzony cel i zadba o najwyższy poziom obsługi informatycznej Twoich uczestników. Jeśli masz więcej pytań to zachęcamy do kontaktu!