Dekalog organizatora - I Określ tematykę swojego wydarzenia

Od czego zacząć?

Kiedy decydujemy się na wzięcie udziału w evencie, raczej nie robimy tego w ciemno. Aby podjąć decyzję, potrzebujemy wielu informacji, jednak najważniejsza jest jego tematyka. Znajdując się po drugiej, tej organizacyjnej, stronie musimy dołożyć wszelkich starań, aby ułatwić naszym potencjalnym uczestnikom wybór odpowiedniego wydarzenia. Należy też pamiętać, że nie możemy utrudniać sobie zadania, zatem naszym pierwszym krokiem powinno być sprawne usystematyzowanie celu eventu.

Typów wydarzeń jest multum, od imprez o charakterze masowym po wewnętrzne incentive events. Na niektórych naszym celem jest pozyskiwanie leadów, na innych zwiększanie branżowej świadomości. Jedno jest pewne: by skutecznie ustalić target musimy wyjść do naszych potencjalnych uczestników z konkretną propozycją. Przygotowania wymagają ogromnego nakładu pracy i dyscypliny, na szczęście są na rynku narzędzia, które mogą znacznie ułatwić to zadanie.

Eventshaper ma na swoim koncie wsparcie już ponad 200 wydarzeń, a ich różnorodność może zaskoczyć. Oto lista najpopularniejszych rodzajów eventów:

  • konferencje, seminaria – gdy określimy tematykę i zaprosimy naszych gości, należy zacząć proces rejestracji uczestników. Dzięki temu będziemy wiedzieli, jakie jest zainteresowanie naszym eventem i jak zaplanować dalsze etapy realizacji. Zadbajmy o dobrą i skuteczną promocję, aby trafić do jak największej grupy potencjalnie zainteresowanych naszą konferencją.
  • konferencje naukowe – nieco inny typ eventów. Pierwsze skrzypce grają tu prelegenci. To zazwyczaj oni przyciągają tłumy uczestników, których my musimy fachowo obsłużyć. Jeśli zadbamy o jedną i drugą grupę na wysokim poziomie, możemy być pewni, że nasi specjaliści z przyjemnością zaszczycą swoimi wykładami nasze kolejne eventy, zaś goście chętnie wezmą udział w kolejnych wydarzeniach.
  • kongresy, sympozja – tu nie ma przypadków. Wydarzenia te dedykowane są konkretnym grupom, które wyrażają zainteresowanie daną dziedziną. Jak zwykle, ważny jest pełen profesjonalizm i brak odstępstw od skrupulatności. Wydarzenia planujmy klasycznie, acz skutecznie - od ogółu do szczegółu.
  • kursy i szkolenia – jak wiadomo, najlepiej uczyć się w małych grupach. Dodatkowo, limitowane miejsca na takim evencie zwiększą jego prestiż. Dokładne informacje na temat rejestracji na wydarzenie zwiększą szansę jego sukcesu. Poinformujmy uczestników o szkoleniowcach, aby mieli pewność, że uczyć ich będą najlepsi specjaliści. Dokładnie określmy też tematykę i przygotujmy agendę, żeby nikt nie miał wątpliwości, w jakim szkoleniu będzie brał udział.
  • targi – priorytetem są nie tylko uczestnicy, ale także wystawcy. To im musimy zapewnić najlepsze warunki do pracy, odpowiedni teren na stoiska i należytą reklamę. Jeśli bezbłędnie przeprowadzimy ich przez proces aklimatyzacji w wybranym przez nas miejscu, będzie obfitowało to w zadowolenie gości, a co za tym idzie – umocnienie naszej organizatorskiej pozycji na rynku.
  • zloty, zjazdy – czy to zlot fanów sportowych samochodów, czy zjazd absolwentów wiekowego liceum, proces planowania i realizacji obu eventów wygląda podobnie. Kluczem do sukcesu jest znalezienie odpowiedniej lokalizacji, sprawna rejestracja gości, płynne przekazywanie informacji i intuicyjny system płatności. Dajmy naszym gościom czas na przygotowanie się, kiedy my dopinamy wszystko na ostatni guzik, a w dniu wydarzenia zadbajmy o ich swobodę i dobrą zabawę.
  • wyjazdy integracyjne – od niewielkich, klimatycznych wyjazdów po wielkie imprezy korporacji mające w programie paintball, pokoje zagadek czy survivalowe elementy. Na etapie planowania eventu musimy wiedzieć, jaki motyw przewodni będzie nam towarzyszył, czego będą spodziewać się uczestnicy, a czym możemy ich zaskoczyć. Pamiętajmy, że takie wydarzenie ma na celu przede wszystkim integrację i to o ten aspekt należy zadbać w pierwszej kolejności.
  • eventy i imprezy firmowe - stawiamy na dobrą zabawę. W końcu kto nie lubi się odstresować po miesiącach ciężkiej pracy? Święta, mikołajki czy zwyczajna coroczna impreza musi być niekwestionowanym hitem, żeby jej temat nie schodził z języków pracowników przez długie miesiące.
  • wydarzenia sportowe – mecz charytatywny? Organizacja ligi okręgowej? Zawody z okazji Dnia Dziecka? Regaty? Dzięki naszym narzędziom bez problemu zaplanujesz sportowy event do samego końca. Rejestracja uczestników, zarządzanie agendą i sprawne przesyłanie wiadomości odnośnie kolejnych meczów i wyścigów nigdy nie było łatwiejsze. I pewnie nie będzie.
  • koncerty, festiwale – tu należy zastanowić się, czy wydarzenie będzie organizowane w plenerze czy w klubie, gdyż warto skupić się przede wszystkim na dobrej akustyce miejsca, pojemności sali (bądź sal) i, co najważniejsze, jaka grupa wiekowa będzie naszym głównym celem. W zależności od tego, czy organizujemy koncert orkiestry smyczkowej, czy też festiwal gier i komiksów, dostosujmy promocję, kanały informacyjne, a także całą oprawę rozpoczynając od wyboru pasującego miejsca, przez wystrój, aż po prowadzących event.

Zdecyduj, jaki jest cel Twojego eventu i trzymaj się go od początku do samego końca.

Jeśli celem wydarzenia ma być przeszkolenie zainteresowanych, od zaproszeń przez cały event, skoncentruj się na uczestnikach i dobrym zapleczu merytorycznym. Nie przejmuj się brakiem bezpośredniego profitu dla Twojej firmy. Zysk nadejdzie wtedy, gdy uczestnicy przekonają się, jak Twoja działalność może pomóc im w ich pracy.

Jeśli zaś celem jest generowanie leadów, potraktuj wydarzenie jak każdą inną aktywność związaną z pozyskiwaniem zainteresowania. Pomóż gościom dobrze poczuć się na evencie, przecież to Twoi potencjalni klienci. Dobrze zorganizowane wydarzenie przełoży się na niezliczone korzyści.

Aby skutecznie skonkretyzować nasze cele, możemy posłużyć się efektywną checklistą. Dzięki temu wygodnemu narzędziu możemy mieć pełną kontrolę nad planowaniem wydarzenia od samego początku. Dodatkowo podbuduje naszą pewność siebie i da gwarancję, że wszystko mamy pod kontrolą. Choć niektórzy mówią, że to narzędzie jest zbędne i przytłaczające, wystarczy raz samemu spróbować i przekonać się, że jedna mała rzecz potrafi tak znacząco wpłynąć na organizację i zarządzanie czasem.

Aby zacząć przygotowanie checklisty, pomyśl o wszystkim, czego potrzebujesz na evencie. Następnie, podziel potrzeby na kategorie, dopisując przy każdej z nich odpowiednie komentarze i ustalając ich priorytet. Pogrupujmy potrzeby także czasowo, określając termin realizacji każdej z nich. Następnie przygotujmy sobie tabelkę bądź oś czasu, na którą wszystko naniesiemy, by mieć klarowny obraz potrzeb i zadań. W końcu odhaczajmy wykonane zadania i z ulgą obserwujmy, jak wszystko idzie po naszej myśli!

Sporządźmy checklistę z naszymi współpracownikami, zadbajmy, aby każdy miał do niej swobodny dostęp i jasno przydzielone zadania. Za pomocą kolorów oznaczajmy kategorię i priorytety. Dobrze przygotowana checklista i plan działania to lwia część naszego finalnego sukcesu. Usystematyzowanie strategii i obowiązków powoduje, że pracujemy z większą chęcią i zaangażowaniem, co bezpośrednio wpływa na efekt końcowy.

Istnieje wiele narzędzi, które pomogą nam zarządzać naszą checklistą – internetowy Trello czy też Redbooth. Korzystanie z tych portali usprawni koordynowanie naszego eventu.

Jeśli planujemy duże wydarzenia i spodziewamy się sporej liczby uczestników, a ilość miejsc jest ograniczona, warto sprawdzić, czy nasze narzędzie do rejestracji jest w stanie przyjąć wiele zgłoszeń jednocześnie. Eventshaper ma tę moc! Oparty jest o najnowocześniejsze rozwiązania, dzięki którym system jest w pełni skalowalny. Moc obliczeniowa jest dynamicznie dostosowywana do obciążenia serwerów, co gwarantuje możliwość zarejestrowania setek uczestników w bardzo krótkim czasie. Jeśli wiec jasno określisz tematykę swojego wydarzenia i zdobędziesz niezbędne narzędzia – możesz spać spokojnie i z niecierpliwością czekać na kolejne odsłony Dekalogu Organizatora.