Dekalog organizatora

Czyli jak skutecznie zorganizować wydarzenie i sprawnie obsłużyć uczestników.

Robisz wydarzenie pierwszy raz? Jesteś doświadczonym organizatorem? Nieważne. Ten dekalog jest właśnie dla Ciebie.

Dobra organizacja to połączenie wielu elementów w jedną harmonijną całość. I chociaż każde wydarzenie rządzi się swoimi prawami, można wyłuskać kilka uniwersalnych zasad, które będą miały zastosowanie niezależnie od naszej tematyki. Jeśli wydają Ci się one zbyt ogólne – nie przejmuj się, wszystko zostanie dokładniej opisane w kolejnych artykułach na naszym blogu.

I. Dokładnie określ tematykę swojego wydarzenia

Choć wydaje się to oczywistością, potencjalni uczestnicy nie zawsze mają pewność, z jakim konkretnie wydarzeniem mają do czynienia. Jako organizatorzy, przede wszystkim powinniśmy zadbać o klarowność przekazu. Czy organizujemy sympozjum naukowe, szkolenia, czy też dzień strażaka, nasi odbiorcy nie mogą mieć wątpliwości co jest celem spotkania. Aby móc szczycić się mianem dobrego organizatora musimy pamiętać o tym, że jasny przekaz jest kluczem do sukcesu. Zasada działania jest prosta – od ogółu do szczegółu. Na początku powinniśmy określić co jest rdzeniem naszego eventu, czyli jego zarys generalny. Następnie zainteresujmy się zabukowaniem daty w odpowiednim miejscu, listą gości, zapleczem technicznym, oprawą artystyczną i merytoryczną. Na etapie promocji musimy dysponować wszelkimi niezbędnymi szczegółami, które mają podnieść atrakcyjność eventu i zachęcić potencjalnych beneficjentów.

II. Ustal termin i miejsce odpowiednio wcześnie

Jak wiadomo, rynek eventowy rozrasta się coraz gwałtowniej, a co za tym idzie, odbywa się coraz więcej wydarzeń. Aby mieć pewność, że nasz pomysł przejdzie od etapu planowania do realizacji bez najmniejszych problemów, dobry organizator musi wykazać się odpowiednio wcześniej. Nie ma nic gorszego, niż odwołanie z eventu przez brak odpowiedniego miejsca, w którym mógłby się odbyć. Aby zyskać pewność, że nasza impreza odbędzie się w wyznaczonym czasie i wyznaczonym miejscu, musimy zainteresować się jego wynajmem ze sporym wyprzedzeniem. Mając kilka alternatyw, warto wybrać się osobiście do każdego z miejsc, aby samemu ocenić, które będzie najbardziej odpowiadało nam i, przede wszystkim, naszym uczestnikom.

III. Nie zostawiaj rejestracji gości na ostatnią chwilę

Wydarzenie bez uczestników nie ma prawa istnieć. Musimy pamiętać, że nasi goście to najważniejszy element imprezy. Dlatego trzeba odpowiednio o nich zadbać. Pierwszym momentem, kiedy nawiązujemy z nimi pośredni kontakt, jest moment zapraszania i rejestracji. Jeśli odpowiednio wypromowaliśmy nasz event i wydaje się, że chętni będą uderzać drzwiami i oknami, jesteśmy już tylko o krok od sukcesu – musimy teraz sprawnie przeprowadzić ich przez proces rejestracji. Chyba nikt z nas nie lubi bezsensownych ankiet, które koniec końców nie dają żadnych wymiernych rezultatów. Jeszcze gorzej, kiedy osoba zainteresowana nie może odnaleźć formularza zgłoszeniowego. Dobry organizator będzie wiedział, że musi otrzymać od uczestników niezbędne minimum. Aby uniknąć dodatkowych kosztów, możemy wykorzystać usługę rejestracji. Nie tylko umożliwi nam ono skonstruowanie odpowiedniego modułu zapisów, lecz także pozwoli wysyłać potwierdzenia, weryfikować uczestników i zwracać nam status rejestracji każdej zainteresowanej osoby. Możliwości jest naprawdę wiele i tylko od nas zależy, w jaki sposób je wykorzystamy.

IV. Zaplanuj agendę

Clou eventu. Bez solidnie przygotowanej agendy żaden poważny event nie wejdzie w życie. Ułatwienie dla organizatora, uczestników, prelegentów, załogi… Można by wymieniać i wymieniać. Najważniejsze jest, żeby przygotować ją tak precyzyjnie, jak tylko się da. Należy zapewnić wystarczająco dużo czasu na odpoczynek i coffee breaki, dać uczestnikom chwilę wytchnienia i przede wszystkim realnie oszacować czas na poszczególne czynności. Czasem trudno jest samemu dobrze zaplanować cały event i mieć go pod kontrolą. Dużo łatwiej zarządzać tym wirtualnie. Umożliwi nam to narzędzie tworzenia agendy i kontrolowania jej na bieżąco. Planujemy, udostępniamy, odhaczamy zaliczone punkty i wszystko mamy pod kontrolą.

V. Zaprojektuj swoją wizytówkę WWW

Kluczowy środek promocyjno-informacyjny. W dzisiejszym skomputeryzowanym świecie nie ma szybszej metody na przekazywanie wszelkich szczegółów niż Internet. A jeśli Internet, to może warto, żeby nasz event miał swoją własną stronę internetową? Jest to jeden z najbardziej widocznych trendów organizatorów. Nie ma się co dziwić – właściwie tylko tak możemy dotrzeć do całego grona odbiorców bez wysiłku. Podczas tworzenia strony pamiętajmy o czytelności i atrakcyjnym designie, gdyż głównie na tym skupia się uwaga naszego czytelnika. Oprócz tego, oczywiście, strona wydarzenia musi zawierać kompletne informacje na jego temat, sposób zapisu, metody płatności, kontakt z organizatorami… Brzmi jak ogrom roboty? Faktycznie, stworzenie atrakcyjnej strony internetowej nie jest łatwym zadaniem. Na szczęście możemy skorzystać z niezwykle wygodnego narzędzia, które pomoże nam sprawnie zarządzać zawartością strony, pozwoli na płynne, szybkie zmiany i będzie wyglądała estetycznie, przemawiając do nawet najbardziej wybrednego klienta.

VI. Przygotuj identyfikatory

Niech będą ładne, estetyczne i przydatne. Poza imieniem, nazwiskiem i rolą w evencie powinny zawierać harmonogram wydarzenia oraz kontakt do osób odpowiedzialnych za organizację. Możemy skorzystać z gotowych wzorów znalezionych w Internecie, ale chyba każdy z nas woli, aby identyfikator był wizualnie dopasowany do klimatu imprezy. Czy potrzebujemy kodu QR, aby dać uczestnikom dostęp do wszystkich niezbędnych informacji? A może potrzebujemy nanieść logo sponsorów i partnerów? Narzędzie do kreowania materiałów graficznych jest proste w obsłudze, lecz niesie ze sobą ogromne możliwości.

VII. Nawiąż kontakt z partnerami

Bardzo ważny element eventu. Niezależnie, czy nasi partnerzy wspierają nas merytorycznie czy finansowo, są jednym z filarów dobrego wydarzenia. Czasem ciężko samu mieć oko na wszystkie strony naszego wydarzenia, dlatego podział zadań, zwłaszcza przy organizacji naprawdę dużych imprez, jest dla nas esencjonalny. Istotne jest, aby zawsze być w kontakcie z naszymi partnerami, informować ich o wszystkich działaniach, a także pozwolić im na czynny udział w planowaniu wydarzenia. Za pomocą panelu organizatora możemy odpowiednio pogrupować naszych partnerów, przydzielić odpowiednie uprawnienia, aby mogli oni pomóc przy planowaniu, usprawni komunikację na drodze organizator-partnerzy, a także pozwoli zaimportować listę partnerów z poprzednich wydarzeń organizowanych dzięki temu serwisowi.

VIII. Zadbaj o dobrą promocję wydarzenia

Kiedy organizujemy event dobrze byłoby, żeby ktokolwiek o nim wiedział. Jeżeli zatem chcemy mieć komplet sprzedanych wejściówek, należy zadbać o odpowiednią reklamę. Przede wszystkim, musimy klarownie określić nasz target. Jeśli kierujemy event do ludzi młodych, dynamicznych i towarzyskich, najlepiej będzie promować go na portalach społecznościowych. Chwytliwe hashtagi i atrakcyjne zdjęcia mile widziane. Taka reklama może jednak okazać się pudłem, jeżeli odbiorcami wydarzenia będą nobliwi profesorowie. Wtedy możemy zastanowić się nad plakatami, ulotkami czy reklamą w mediach. Warto także pamiętać o odpowiednim udokumentowaniu naszego eventu. Tu przede wszystkim musimy skupić się na Facebooku, Twitterze czy Instagramie, aby za pomocą zdjęć zadowolonych uczestników i ich pozytywnych komentarzy kreować sobie pozytywny wizerunek na przyszłość.

IX. Zaplanuj budżet

To jeden z najtrudniejszych elementów planowania. Musimy sprawnie oszacować potencjalne wpływy i wydatki. Ustalamy, czy event jest darmowy, czy może pobieramy opłaty za wejście. Oceniamy, ile będzie kosztowało nas opłacenie prelegentów, zakup wszystkich niezbędnych akcesoriów, gadżetów i artykułów. Najkorzystniej byłoby zintegrować wszystkie płatności na wydarzeniu, aby nie martwić się brakiem funduszy na koncie.

X. Wprowadź wszystko w życie

Na papierze wszystko wygląda przyzwoicie. Wszystko zarezerwowane, lista uczestników pęka w szwach, sponsorzy i partnerzy już się wykazali, do eventu zostało kilka godzin. Wzorowy organizator nie spoczywa na laurach, lecz ciągle trzyma rękę na pulsie. Od samego początku do samego końca musimy zajmować się wydarzeniem jak własnym dzieckiem, jeśli chcemy mieć gwarancję, że będzie ono sukcesem i zostaniemy poleceni następnym klientom. Czy nie byłoby pięknie, gdyby wszystkim można było zarządzać w jednym miejscu? Otóż można. Wystarczy skorzystać z systemu eventshaper, aby prosto i bezboleśnie sprawować kontrolę nad eventem od początku do samego końca.