Dekalog organizatora - II Wybierz lokalizację dla eventu

Jeśli wybór odpowiedniego miejsca do organizacji Twojego eventu spędza Ci sen z powiek – spieszymy z pomocą. Spróbujemy przedstawić Ci najważniejsze zagadnienia, które powinieneś rozważyć zanim podejmiesz ostateczną decyzję o doborze lokalizacji.

Po pierwsze i najważniejsze, musimy dokładnie wiedzieć, jaki jest cel naszego eventu i ilu gości się na nim spodziewamy. O tym, jak z powodzeniem i w pełni konkretnie ustalić najbardziej istotne szczegóły, przeczytacie TU.

Przejdźmy zatem do kwestii czysto praktycznych. Kiedy wiemy, jakiego rodzaju event będziemy organizować, powinniśmy zastanowić się, gdzie będzie mu najlepiej. Im bardziej klarowny opis wydarzenia, tym łatwiej dopasować nam potencjalne miejsce i dobrać udogodnienia, które będą nam niezbędne do realizacji.

Sala konferencyjna

Zazwyczaj jedno z ważniejszych pomieszczeń. Zanim zdecydujemy się na konkretny ośrodek, upewnijmy się, czy sala ma cały niezbędny dla nas sprzęt. Zazwyczaj kluczowa jest dostępność rzutników, dobre nagłośnienie oraz wygodne krzesła dla uczestników. Jeśli wybrane przez nas miejsce nie oferuje odpowiednich warunków, powinniśmy poważnie rozważyć zmianę lokalizacji.

Sala bankietowa

Nie każde wydarzenie ma wpisane w harmonogram powitalny czy pożegnalny bankiet. Jednak niezależnie od tego, czy event będzie rozpoczęty niewielką integracją, czy też będzie zwieńczony wystawnym balem, musimy zaplanować to odpowiednio wcześniej. Podczas szukania odpowiedniego miejsca należy bowiem zwrócić uwagę na dostępność sal. Jeśli nasze upatrzone miejsce nie oferuje wymaganego miejsca, można rozejrzeć się po okolicznych salach i wynająć je niezależnie. Pamiętajmy jednak, aby miejsca, w których będzie odbywał się nasz event były położone jak najbliżej siebie. Oszczędzimy wtedy ogromu pracy logistycznej związanej z przemieszczaniem się nie tylko naszym gościom, ale także i sobie.

Nocleg

Event obejmujący nocleg musi być bardzo dobrze przemyślany. Zdecydowanie wcześniej musimy znać niezbędną nam liczbę sypialni, rozmieszczenie gości jak i uwzględnić specjalne prośby, takie jak alergia na pierze czy usytuowanie pokoju. Zależnie od wielkości wydarzenia, noclegów szukać możemy w największym molochu w centrum lub w niewielkim hotelu na uboczu. Warto zadbać również o spokojny sen naszych gości i sprawdzić, czy lokalizacja wybranego przez nas obiektu nie narazi ich na stres związany z hałasem albo brzydkimi zapachami z pobliskiej fermy. Latem na wczesną pobudkę narazić może zbyt wysoka temperatura, więc najlepiej będzie wybrać pokoje z klimatyzacją. Kluczowe jest, aby warunki spełniały podstawowe oczekiwania i zapewniły uczestnikom komfortowy odpoczynek w czystych, schludnych pokojach.

Wyżywienie

Nie mamy wpływu na jakość podawanego jedzenia w wybranym przez nas miejscu, jednak jeśli zapewniamy je w trakcie naszego eventu posiłki miło by było, gdyby uczestnicy faktycznie z nich skorzystali bez potrzeby dojadania na mieście. Jeśli wiemy, że poziom kuchni w ośrodku stoi na naprawdę niskim poziome, być może warto zainwestować w dobry catering. O pomysłach na kulinarne niespodzianki dla gości już wkrótce na naszym blogu.

Recepcja

To najbardziej tętniące życiem miejsce na początku eventu. Najważniejsze, aby rejestracja była usytuowana jak najbliżej wejścia, ułatwiając przybywającym niełatwe pierwsze chwile rozeznania. Ulokujmy ją dobrze, by nie musieć co chwilę odpowiadać na powtarzające się pytania i nie stawiać naszych gości w niezręcznej sytuacji. Dodatkowo oznakujmy cały ośrodek bądź przygotujmy mapę miejsca. Od samego początku pokażmy, że dobre samopoczucie uczestników jest dla nas priorytetem. Ogromnym usprawnieniem w recepcji jest system szybkiego sprawdzania obecności. Najlepiej będzie, jeśli wybierzesz usługę umożliwiającą korzystanie nie tylko z komputerów stacjonarnych, ale także z tabletów i smartfonów oraz czytników kodów QR. Przygotuj wiele stanowisk, na których będzie można zaznaczać nazwiska na liście ręcznie, lub skanować kody z zaproszeń. W ten sposób bezbłędnie i szybko uporasz się z tym żmudnym zajęciem, a goście nie będą zniecierpliwieni.

Personel

Zadbajmy o miłą atmosferę w całym ośrodku jeśli to tylko możliwe. Sami nie chcielibyśmy być obsługiwani przez niemiły, antypatyczny personel. W dodatku, doświadczeni pracownicy to niezwykłe ułatwienie dla nas, organizatorów. Buduje to także poczucie bezpieczeństwa. Jeśli mamy taką możliwość, zapoznajmy się z personelem. Pamiętajmy, że to przede wszystkim ludzie tworzą klimat i atmosferę miejsca. To oni będą w dużej mierze odpowiedzialni za ocenę naszego eventu. Istnieje też duża szansa, że będziemy postrzegani przez pryzmat obsługi. Wybierzmy profesjonalistów - barmani, kelnerzy i kucharze odegrają kluczową rolę na bankiecie, a hostessy i recepcjonistki oprócz miłej aparycji powinny móc pochwalić się znajomością języków obcych i oczywiście poprawną polszczyzną. Można pomyśleć o strojach firmowych, które oprócz zadawania szyku mogą służyć jako świetna reklama. Niech schludny, uprzejmy i wykwalifikowany personel będzie naszą wizytówką.

Parking

Jeśli na wydarzeniu mamy gości z całego kraju musimy być świadomi, że w większości stawią się oni swoimi samochodami. Warto zatem byłoby zadbać o odpowiednio duży parking wystarczająco blisko naszego ośrodka. Jest to nie tylko niezwykłe udogodnienie ze względu na łatwiejszy transport bagaży i bezproblemowe dotarcie na miejsce, lecz także stawia nas, organizatorów, w dobrym świetle osób, które potrafią zadbać o swoich gości w najdrobniejszym szczególe.

Infrastruktura otoczenia

Choć nie jest to może pierwszorzędna sprawa, uczestnicy będą o wiele bardziej zadowoleni, jeśli do naszej lokalizacji będzie można bezproblemowo dojechać, a i otoczenie nie będzie kłuło w oczy. Przyjemniej jest wyjść na przerwie do przytulnego ogródka niż podziwiać odrapane ławki i obskurne kamienice. Chociaż cena gra najważniejszą rolę przy wyborze miejsca, lepiej czasem dopłacić i być spokojnym o komfort i zadowolenie naszych gości. Najlepiej samemu wybrać się na małą wizję lokalną i ocenić, czy okolica jest warta uwagi. Wiele ośrodków zlokalizowanych jest w przepięknych okolicach, w otoczeniu wspaniałej natury. W ofertach takich miejsc często pojawiają się pakiety SPA, z których goście mogą korzystać na własny koszt. Dzięki odrobinie spokoju, relaksu i świeżego powietrza, każdy może zapewnić sobie dobre samopoczucie. Wieczorne spacery nad jeziorem zacieśniają więzy, a basen, sauna czy siłownia pomoże odprężyć się po pełnym wrażeń dniu.

Plener

W ciepłe dni można zaryzykować organizację spotkania na łonie przyrody. Oczywiście wszystko zależy od charakteru wydarzenia, ale często odważne i nietuzinkowe lokalizacje spotykają się z dużą aprobatą gości. Bankiety nad rzeką, w pięknym, przypałacowym ogrodzie czy na plaży mogą pozytywnie zaskoczyć i tym samym na długo zapaść w pamięć. Nie zapomnijmy tylko o poinformowaniu wszystkich uczestników o szczegółach ze sporym wyprzedzeniem. Szpilki na trawie zdecydowanie się nie sprawdzają! O tym jak z pomysłem zorganizować event w plenerze wkrótce na blogu.

Organizator każdego wydarzenia staje przed wieloma, nierzadko trudnymi, wyborami i ogromem zadań. Warto ze wszech miar usprawnić swoją pracę i skorzystać z narzędzi, które pomogą zorganizować najoryginalniejsze wydarzenie.